生産性は『徹底した効率化』によって生み出される！
僕は、限られた時間の中で成果を出すためには、『徹底した効率化』が重要だと考えています。
そのため、僕は、日々の行動において、「どうやったら生産的に働けるか？」と考え続けて、さまざまな方法を考え、実行しています。
「これさえ守れば、誰でも絶対に生産性の高い仕事ができる！」というルールを『ワークルール』と呼びます。
僕は数々のワークルールのおかげで、毎日すごく生産性が高い日々を送れています。
(自分で言うのもなんですが。笑)
特にワークルールは、副業を始めてからずっと行っています。
常にルールの追加、削除、変更を行い、アップデートを繰り返し、かなりこだわって作ってきました。
そうして積み重なったワークルールは、小さなルールも全部あわせるとなんと50個以上になります！！
今回は、中でも今すぐにでも導入できて、効果の高い１１個をお伝えしていきますね！
ルール1：『タイピングスピード』の向上
仕事を効率化するためのワークルールの1つ目は、『タイピングスピードを早くしよう』ということです。
現在、ほとんどの仕事は、メール、資料作り、情報の整理など、パソコン上で行います。
つまり、タイピングすることで仕事をしています。
そうすると、タイピングの速度が、仕事の速度に影響するのは明らかだと思います。
にもかかわらず、ほとんどの人が、タイピングのスピードに意識を向けていません。
文章作成でも、画面とキーボードを見比べながら打ち込んで、間違ったところを、またバックスペースで消して、また打ち込んで、とにかくすごく時間がかかります。
非常に生産性が低いです！
僕の経験上、タイピングを練習して早くなると、口で話すよりも早くなりますよ。（笑）
『ゲーム』で練習しよう！
タイピングを早くするためには、練習あるのみです！
特にタイピングゲームの『寿司打』がオススメです。
寿司打ですと、 その中の高級コース1万円を達成することができれば、業務上では、支障がないレベルだと思います。
速いというレベルを求めるのであれば、15,000点ぐらいが欲しいと思います。
このレベルに到達するのは、かなり難しくて、僕もまだ到達できていません。
大事なことは、自己流ではなく、いわゆるホームポジションの正しいポジションでやらないと、上達しませんので、意識して練習しましょうね！
ルール2：『必須アプリケーション』の導入
お次は『必須アプリケーションの導入』です。
僕の職場では、ほとんどの社員がマックを使っていますので、マックが前提になっていますが、マックに限らず、windowsでも使えると思います。
おすすめの４つは、
①Clipy（クリッピー）、②google日本語入力、③Gyazo（ギャゾー）、④Skitch（スキッチ）です。
① Clipy（クリッピー）
まずクリッピーは、「コピーの履歴を保存できる」というアプリです。
何度も何度も戻ってコピーしに行くのってもうバカらしいと思います。
· Clipy https://clipy.softonic.jp/mac
② Google日本語入力
次は、google日本語入力です。
日本語での文字入力をサポートしてくれるツールです。
僕の個人的な感覚だと、デフォルトの日本語入力よりもはるかに優秀です。
もちろん辞書登録なんかもできます。
これは、一回入れたらいいだけなので、ぜひ導入してください！
· Gyazo https://gyazo.com/ja
③ Gyazo（ギャゾー）
次は、Gyazo（ギャゾー）は、画面の「キャプチャーをリンクで送れるサービス」です。
Slack（スラック）とか、チャットツールで情報を送る際に、文字ではなく画像を作った方が伝わりやすいことがあります。
僕は、百聞は一見に如かずで、伝えたいことは、画像を送るようにしています。
ただ、リンクを送ることになりますので、その画像は、いろんな人が見ることができます。
なので、実際にオープンなところに出さないように注意しましょう！
· Slack https://slack.com/intl/ja-jp/
④ Skitch（スキッチ）
最後は、スキッチです。
僕は、これは最近扱うことが少なくなってきましたが、画像キャプチャーできるだけでなく、矢印を入れたり、文字を入れたりするときは、非常に便利なツールです。
· Skitch https://skitch.softonic.jp/
他にも、細かいところでは、ウィンドウを整理する「マグネット」や、キーボードの配置、スピードを調整する「カラビナ」など、入れてほしいツールはいっぱいあるのですが、この４つを紹介しました。
ルール3：パソコンの『基本設定』
タイピングのスピードやアプリを導入するだけではなく、
「よく使う単語を辞書登録する」「マウスの移動設定を催促にする」「キーリピートのスピードを最速にする」なども大切ですよ！
① 辞書登録
まず、『辞書登録』です。
みなさん、スマホやPCで辞書登録機能は使っていますか？
使っていない人は、非効率極まりないです！
よく使う単語や文章を辞書登録しておくことで、簡単な少ない文字で出せるようになります。
例えば僕の場合は、平仮名で「じゅう」と打つと、住所が出るように、
平仮名で、「どう」と打つと、「どうぞよろしくお願いいたします」 と出るようになどなど登録しています。
どんどん登録して、無駄なタイピングをしなくていいようにしましょう！
タイピングを早くするよりも、そもそもタイピングしないようにする方が重要です。
面倒かもしれませんが、辞書登録は、一度登録すれば、その後の文字入力が楽になりますので、登録してみてください。
② マウスの移動速度
そして、タイピングと合わせて意識してほしいのは、『マウスの移動速度』です。
マウスの移動速度は、指がちょっと動くだけでも敏感に反応するように設定しておきましょう。
マウスの速度を早くすることで、マウスを大きく動かす必要がなくなり、時間を削減できます。
トラックパッドも同様です。
設定を変えると、最初のうちは敏感な動きになれないかもしれませんが、一日もすれば慣れますよ！
③ キーリピート機能
もう1つは『キーリピート設定』です。
例えば、間違った文字を消すときキーリピート設定が遅いと、のろのろ消すことになります。
これも時間の無駄になりますので、最速にしておきましょう。
詳しいやり方は、『キーリピート機能』でググって調べてみてください。
すぐ出てきますよ！
これより応用編を言うと、矢印キーは一切使わない文章の編集の仕方などもありますが、今回はここまでにしておきます。
ルール4：『威圧的な言い方』をしない
次のワークルールは、社内、または、ビジネス相手との『コミュニケーション』に関するルールです。
例えば会社なら、上司と部下という関係性にかかわらず、「互いに威圧的に感じる言い方や感情的な言い方を一切しない」ということです。
仕事ではいかなる場面でも、例えありえないようなミスをしてしまった場面でも、威圧的な言い方は絶対しません。
威圧的な言い方をしてしまうと、相手が萎縮して何も考えられなくなるだけで、何もいいことはありません。
これは、あなたの働く上での絶対のルールにしてほしいと思います。
威圧的な言い方をする人は、「相手を自分が思ったように従わせたいだけ」なのです。
その手段として最も幼稚で短絡的な方法だと僕は思います。
器が小さいことを相手に見透かされるだけだと僕は思いますので、絶対にやめましょう。
ルール5：早めに出社しよう
次は、『出社前・出社時』のことです。
早めとは「忘れ物をしたり、電車が多少遅れたりしても、遅刻しない時間に出社する」ということです。
これって、社会人の基本だと思っていて、あえて言う必要はないかもしれないと思います。
しかし、意外と、就業時間のギリギリに出社している人が多いです。
あなたはどうでしょうか？
「何時間も早く出社しよう！」と言っているのではありません。
余裕を持って出社していますか？
職場の出社時間が決まっているのだったら絶対に余裕を持って出社した方がいいです。
少し早めに来て、まだ少ないオフィスで落ち着いて仕事の準備ができます。
また万が一にも備えられるという利点もあります。
「電車が遅延しました」は言い訳にならない
例えば、僕は「電車が止まったから遅刻しました」というのは、社会人としては失格だと思っています。
財布を忘れたからとか、スマホを忘れたからとかも失格です。お金をもらっている以上はプロです。
例えば、プロスポーツ選手が、「今日は道が混んでいたから、試合開始に遅れました」なんてことは、ありえないですよね。（笑）
それと同じです。
何かあっても大丈夫な時間に、家を出るようにしましょう。
しかし、いつもギリギリになってしまう人がいるのも分かります。
そういう人は、「就業の30分以上前に、誰かとコーヒーを飲む約束をする」など、他人を巻き込んで習慣付けるといいと思います。
僕も、小学生からずっとギリギリ癖があって、なかなか治らなかったのですが、朝職場でおにぎりを食べるようにしてからできるようになりました！（笑）
ルール6：昼食は『腹8分目』
次のワークルールは、『昼食』に関することです。
昼食は、午後の作業に集中できるように、『腹８分目』でとどめておきましょう！
みなさん、昼食をたくさん食べていませんか？
スポーツ選手は、体づくりのために食事を大切にしていますよね。
でもなぜプロのビジネスマンは、生産性のために食事を気にしないのでしょうか？
もちろん「食事の全部を気にしろ！」とはいいません。
ただ、仕事の合間の昼食ぐらいは、気をつけてほしいなと思います 。
栄養バランスとかももちろん気にしてほしいですけど、1番よくないのは「お腹いっぱい食べること」です。
満腹になると人間は眠くなります。
平日の仕事中の昼食は、少し足りないぐらいの腹８分目で止めてください。
『炭水化物』は控えめに
そして、さらにお勧めは、麺、丼などの「炭水化物をモリモリ食べないこと」です。
こういった炭水化物をたくさん摂ると、インスリンショックが起きて眠くなります。
もちろんなにを食べるかは、個人の自由ですから、強制はできません。
だけど、僕は腹８分目を推奨しています。
これに慣れると仕事に集中できるだけではなくて、不思議と健康的になります。
マジでオススメですよ！
ルール7：『アウトライン』は早めにフィードバックをもらう
このルールは仕事に取り掛かる『前』のルールです。
このルールは、今回紹介するワークルールの中でも1番大切です。
それは何かというと、「仕事に手をつける前に、タスク完了までのアウトライン(大まかな道筋)を作成して、上司にフィードバックをもらうようにする」ということです。
僕は、これを『2割共有』と呼んでいます。
つまり、仕事の２割の段階で、全体像を上司と共有しておいてほしいのです。
仕事はアウトラインが命
僕は、「仕事はアウトラインが命」だと思っています。
アウトラインとは、「その仕事が完了するまでの大枠の段取り」のことです。
このアウトラインをいかに作り込むかで、仕事の速さが決まります。
仕事ができない人ほど、このアウトラインを作りこまず、いきなり各論の細かい作業をスタートして、
結局、膨大なやり直しが生まれてしまっています。
仕事を始めるまでは、とにかく段取りアウトラインを作って上司にフィードバックをもらってくださいね！
ルール8：集中している人に話しかけない
次は、『仕事中の生産性向上』のためのルールです。
1つは、「集中して作業している人には、緊急時以外に、話しかけないこと」です。
これは、自分自身と言うよりは、他人の生産性を落とさないためのルールです。
このルールは、チーム共通で、守るべきルールにした方がいいと思います。
集中している時に、話しかけられると、集中が途切れてしまい、また集中し直す時間が必要になります。
人から話しかけられると、それまで頭の中で作っていた論理が、全部吹き飛んでしまうので、また0から考え直さなきゃいけなくなります。
生産性がグッと落ちますよね。
返信タイミングは相手に委ねよう
むしろ職場では、話しかけていいのか悪いのかわかるように、耳栓やヘッドフォンをしている人には話しかけないというルールにした方が良いと思ってます。
それかもし、話したいことがある場合は、目の前にその人がいた場合でも、話しかけずにチャットを送るようにした方がいいと思います。
チャットならば、「その返信をするかどうかの優先度を、相手にゆだねることになるから」です。
チャットの通知が集中の妨げになるなら、非通知設定にしておけばいいだけです。
話しかけるとか電話をするっていうのは、勝手に人の作業の強制終了ボタンを押すようなものです。
だから重々気を付けてできる限りしないようにしましょうね！
ルール9：『会議』は短く
『会議』に関するワークルールです。
この会議に関するワークルールは自分1人だけではどうにもなりませんが、非常に重要なことです。
まず、会議時間は推奨15分、最大30分以内とすることです。
会議の時間は、とにかく短くし、生産的にしましょう。
これから言うやり方を守れば、どんな会議でも大抵30分以内に収まります。
まずは、リーダーが徹底して『アジェンダ』を詰めてくることです。
アジェンダというのは、「何を会議で話すのか？」という概要です。
会議というのは、「みんなが発言して盛り上がるのが会議だ」と勘違いしている人が多いです。
そうではなく、会議というのは、誰か一人が、とことんまで考え抜いてきた企画・提案を持ってきて、
それを土台に「周りの人が思考の抜け漏れや認識のずれが無いか？」を確認する場なのです。
会議で議論するときは、必ず誰か１人、議題を持ってくる人が、事前にアジェンダを考え抜いて、調べつくした状態にしてください。
会議で『資料の読み上げ』はNG！
また、会議を始める前に、文章にしっかりまとめておけば、会議のスピードは劇的に向上します。
加えて、会議を早く覚えるコツとして、会議では「資料の読み上げ」は、絶対に禁止です。
読んでわかることを、わざわざ声に出して読む必要はないからです。
会議が始まったら、数分時間をとってよく読む時間をつくり、後は意見がある人が手を上げて、発言。
その他、議論をし、意見が出なければ会議は終了する。
こうすれば、会議なんて５分で終わることもあります。
会議が始まる前に、出席者でアジェンダを共有しておいて、「問題なければOKのコメントください」としておけば、案外会議を開く必要すらない場合もあります。
とにかく、「集まることに意義がある」というような形式的な会議に時間を使わないようにしましょう。
もし今の職場の会議のやり方が非生産的になっていたら勇気を出して「改善しましょう」と提案してください。
ルール10：チャットワークで4往復以上、議論をしない
職場内でのチャットのルールです。
いまだにメールだけで、やり取りしている職場があるのでしょうか？
社内チャットにおける大事なワークルールは『チャットで議論しないこと』です。
議論したい場合は、チャットで議論しては絶対にいけません！
僕は効率が悪すぎると思っています。
コメントを送りあうのは、それぞれに時差が生じますので、意見を送って返信を待ってと、それだけで一日が終わってしまいます。
加えて、テキストだと顔が見えない分、文章が端的になってしまいます。
相手の意見の裏側にある価値観なんか、読み取れません。
何度もやり取りするわけですから、冷たい言葉が強く感じられて、つい感情的な衝突にもなりやすいと思っています。
「ＬＩＮＥだと喧嘩になりやすい」というのと同じですね。
もし、チャットで４往復以上の議論になりそうな場合には、そこでやめといてミーティングを設定するべきです！
ルール11：『社員内の交流』を大切にしよう
良質な人間関係の構築のワークルールは社員同士で、「昼食や社会で交流の機会を作ること」です。
これまで散々生産性を上げようという話をしてきましたが、人間は、プログラムで動く機械ではありません。
実は、人は、機械のように働くよりも、雑談したり車内で交流をしたりする方が、仕事の生産性が高まることが、研究結果でも明らかになっています。
Googleやバンクオブアメリカの調査やビッグデータの研究など、いろんなところでいわれています。
「なぜ拡散や交流によって生産性が上がるのか？」というといくつか理由があります。
「情報流通が上がること」「雑談が適度な休みになってリフレッシュになること」
などが、生産性を高める要因といわれています。
だから、仕事ができる人ほど 社内でのコミュニケーションを大事にしています。
「一見無駄に思えるようなことにすごく価値がある」ということですね。
『ギャップ』はストレスにもなりうる
Googleの研究結果では、「プライベートのキャラクターと仕事のキャラクターにギャップがありすぎると強いストレスがかかる」ことがわかっています。
「プライベートと仕事の切り替えをする」ということもいわれますが、もう仮面をかぶって別人格で仕事をするのは、ローパフォーマーのやることなのです。
結局、ありのままが1番なのです。
ただ、人間関係が悪くて、仮面をかぶって仕事せざる負えない時は、「そんな職場に居るべきなのか？」を考える時かもしれません。
結局は、『自分が働きやすい環境の職場』を選ぶことが最も大切なワークルールと言えるでしょう。
まとめ
以上１１個のワークルールをご紹介しました。
どれも、そんなに難しくなく、取り入れられそうなものばかりだったと思います。
しかし、「簡単だからこそ忘れられている、気が付かずにいたこと」もあったのではないでしょうか？
ぜひ、どれか一つでも取り入れていただいて、皆さんの仕事の効率化に貢献できたらうれしいです！
最後までお読みいただきありがとうございます。
また別の記事でお会いしましょう！
